最近、電話秘書を登用しました。
“秘書を登用”と言うと聞こえはいいが、
電話代行を行っている会社へアウトソーシングしたんです。
普段、外出することが多いので、事務所の電話を電話代行会社へ転送して、そこのオペレーターが対応してくれます。
もちろんそのオペレーターは、私の会社を名乗ってくれ、あたかも私も会社の人間のごとく対応してくれます。
通常、一人から三人の決まったオペレーターが対応してくれる為、例えば昨日電話かけて下さったAさんが、今日も再度電話された場合など、話のつじつまが合うようになっています。
今までは自分の携帯へ転送していたんですが、出そびれてしまうこともちょくちょくありました。
自分がセミナーや会議へ出席している時や他のお客様との接客中、戦略・戦術を練っている時などなど。
しかし、これはあくまでもこちらの都合で、お客様には全く関係のないことです。
だから電話に出れないことは、とても失礼なことだなと常々感じておりました。
もちろん、着信履歴が残るので、後から折り返し電話をするのは言うまでもありませんが。。。
またかかってきた電話に男性である自分が低い声で出るよりは(笑)、教育の行き届いた女性が
電話に出る方が心象が良いのでは感じます。
実はこれを利用することにより、効率よく仕事を進めることが出来たり、時間の節約になったりもするのです。
他のお客様との接客中に転送された電話が携帯に鳴ることが頻繁にあるんですが、損害保険の話をしている時には、お客様の許可を取って出るようにしていました。
しかし、生命保険の場合は、シナリオを描いて会話に望むので、ちょっとした中断で、その場がしらけてしまう、なんてこともあります。
また、事務所で戦略・戦術を練っているときに電話が鳴り、出たとします。
電話で話す時間が例え数分であったとしても、人間の脳は元の思考に戻るまでに30分から1時間ぐらいの時間を要してしまいます。
それ故、最近では非常に効率の良い仕事が出来るようになってきました。
料金も人を一人雇うことに比べたら格段に安いので、一人ビジネスを行っている方やSOHOをやられている方には、断然お薦めです。
かつては、何もかも自分で行おうとしてしましたが、自分にしか出来ないこと、人に任せても大丈夫なものを分けて行うことで時間を効率よく配分できるようになりました。